এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন একটি শক্তিশালী টুল, যা ব্যবহারকারীদের নির্দিষ্ট শর্তে ডেটা ইনপুট করতে সহায়তা করে। এর মাধ্যমে আপনি একটি সেলে শুধুমাত্র নির্দিষ্ট ধরনের ডেটা (যেমন সংখ্যা, তারিখ, বা নির্দিষ্ট মান) ইনপুট করার অনুমতি দিতে পারেন এবং অন্য কোনো অবৈধ ডেটা ইনপুট এড়াতে পারেন। এটি ডেটার সঠিকতা এবং বিশুদ্ধতা নিশ্চিত করতে সহায়ক।

ডেটা ভ্যালিডেশন ব্যবহার করে আপনি বিভিন্ন ধরণের বিধিনিষেধ (validation rules) নির্ধারণ করতে পারেন, যেমন একটি সেলে শুধুমাত্র সংখ্যা বা নির্দিষ্ট মান ইনপুট করা যাবে, অথবা একটি নির্দিষ্ট রেঞ্জের মধ্যে মান প্রবেশ করা উচিত।

ডেটা ভ্যালিডেশন সেটআপ করা

এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন সেট করতে নিচের পদক্ষেপগুলো অনুসরণ করুন:

1. প্রথমে, সেল বা সেল রেঞ্জ নির্বাচন করুন যেখানে আপনি ডেটা ভ্যালিডেশন অ্যাপ্লাই করতে চান।
2. Data ট্যাবে যান।
3. Data Tools গ্রুপের মধ্যে Data Validation বাটনে ক্লিক করুন।
4. একটি ডায়লগ বক্স খুলবে যেখানে আপনি বিভিন্ন ধরনের ভ্যালিডেশন নিয়ম সেট করতে পারবেন।

ডেটা ভ্যালিডেশনের প্রধান ধরনের শর্ত

১. এনাম্বার (Whole Number)

এই ধরনের ভ্যালিডেশন ব্যবহার করে আপনি একটি সেলে শুধুমাত্র পূর্ণসংখ্যা (whole number) ইনপুট করতে পারেন।

উদাহরণ:

• সেলের মধ্যে ১ থেকে ১০০ পর্যন্ত পূর্ণসংখ্যা ইনপুট করার জন্য Data Validation এর মধ্যে Whole Number নির্বাচন করুন এবং সেল রেঞ্জ দিন।

২. ডেসিমাল (Decimal)

এই শর্তে আপনি সেলে দশমিক সংখ্যা ইনপুট করতে পারবেন। আপনি চাইলে দশমিক সংখ্যার একটি নির্দিষ্ট পরিসীমা সেট করতে পারেন।

উদাহরণ:

• সেলের মধ্যে ০ থেকে ১০ পর্যন্ত দশমিক সংখ্যা ইনপুট করার জন্য Decimal নির্বাচন করুন এবং সেল রেঞ্জ দিন।

৩. তারিখ (Date)

এই শর্তে সেলে নির্দিষ্ট তারিখ ইনপুট করতে পারবেন। আপনি একটি নির্দিষ্ট তারিখের পর বা পূর্বে ডেটা ইনপুট করতে কন্ডিশন সেট করতে পারেন।

উদাহরণ:

• সেলের মধ্যে শুধুমাত্র ২০২৪ সালের ১ জানুয়ারি থেকে ৩১ ডিসেম্বর পর্যন্ত তারিখ ইনপুট করার জন্য Date নির্বাচন করুন এবং তারিখ রেঞ্জ দিন।

৪. টাইম (Time)

এই শর্তে আপনি সেলে নির্দিষ্ট সময় ইনপুট করতে পারবেন। নির্দিষ্ট সময় রেঞ্জেও ভ্যালিডেশন দেওয়া যায়।

উদাহরণ:

• সেলের মধ্যে সকাল ৮টা থেকে সন্ধ্যা ৬টার মধ্যে সময় ইনপুট করতে Time নির্বাচন করুন এবং সময় রেঞ্জ দিন।

৫. লিস্ট (List)

এই শর্তটি ব্যবহার করে আপনি একটি নির্দিষ্ট তালিকা তৈরি করতে পারেন, যার মধ্যে থেকে ব্যবহারকারীরা একটি মান নির্বাচন করতে পারে।

উদাহরণ:

• সেলের মধ্যে "Yes" বা "No" নির্বাচন করার জন্য List নির্বাচন করুন এবং মানগুলোর তালিকা (যেমন: Yes, No) দিন।

৬. লম্বা টেক্সট (Text Length)

এটি টেক্সট ইনপুটের দৈর্ঘ্য নির্ধারণ করতে ব্যবহৃত হয়, যাতে আপনি নির্দিষ্ট সংখ্যক অক্ষরের মধ্যে টেক্সট ইনপুট করতে পারেন।

উদাহরণ:

• সেলে ১০০ অক্ষরের কম টেক্সট ইনপুট করার জন্য Text Length নির্বাচন করুন এবং সংখ্যাটি নির্ধারণ করুন।

কাস্টম ভ্যালিডেশন (Custom Validation)

এটি একটি উন্নত অপশন, যার মাধ্যমে আপনি কাস্টম শর্ত বা ফর্মুলার মাধ্যমে ডেটা ভ্যালিডেশন নির্ধারণ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি চান যে একটি সেলে ইনপুট করা সংখ্যা অবশ্যই ১০ এর গুণ হতে হবে, তাহলে আপনি একটি কাস্টম ফর্মুলা ব্যবহার করতে পারেন।

উদাহরণ:

=MOD(A1, 10) = 0

এটি শুধুমাত্র সেলে ১০ এর গুণ সংখ্যা ইনপুট গ্রহণ করবে।

ইনপুট মেসেজ এবং এরর মেসেজ

ডেটা ভ্যালিডেশন সেট করার সময়, আপনি Input Message এবং Error Alert যোগ করতে পারেন:

• Input Message: এটি ব্যবহারকারীকে সেল নির্বাচন করার সময় একটি নির্দেশনা দেখায়। যেমন: "এখানে শুধুমাত্র সংখ্যা ইনপুট করুন"।
• Error Alert: যদি ব্যবহারকারী ভুল ডেটা ইনপুট করে, তাহলে একটি কাস্টম এরর মেসেজ প্রদর্শিত হবে।

ডেটা ভ্যালিডেশন মোডিফাই করা এবং মুছে ফেলা

ডেটা ভ্যালিডেশন কোনো সেলে পরিবর্তন করতে বা মুছে ফেলতে:

1. সেল বা সেল রেঞ্জ নির্বাচন করুন।
2. Data ট্যাবের Data Validation বাটনে ক্লিক করুন।
3. ডায়লগ বক্সে গিয়ে Clear All বা প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করুন।

ডেটা ভ্যালিডেশন এক্সেলে একটি খুবই গুরুত্বপূর্ণ টুল, যা ডেটার সঠিকতা এবং বিশুদ্ধতা নিশ্চিত করতে সাহায্য করে। এটি আপনাকে বিভিন্ন ডেটা ইনপুট শর্ত নির্ধারণ করতে দেয়, যাতে ভুল ডেটা এড়ানো যায় এবং কাজ আরও কার্যকরী এবং নির্ভুল হয়।